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【家庭plus.生活大補帖】善用分類法 一次搞定

2022/07/25 05:30

圖/達志影像

文/林綠斐

每天早上睜開雙眼,常有種事情總是做不完、好像有很多事應該做卻都還沒做的沉重感。

不管是生活或工作,小到丟個垃圾,大到是否要進行投資,身邊總是充滿各式各樣的挑戰、待辦事物、需要處理的各種瑣事。把相似的工作事項綁在一起做,可以幫助我們更加事半功倍,但前提是──要怎麼將成堆的工作進行分類?一般工作又可以分為哪幾類呢?

發想型事項:任何需要創意發想的工作,都屬於這類工作。例如:廣告提案發想、創造性工作、強調獨特性的企畫案、故事發想、劇本發想、全新的計畫案、商品開發……等等。

規畫型事項:需要嚴謹規畫、力求每個環節都緊緊相扣的工作,都屬於這類工作。例如:頒獎典禮規畫、企業目標規畫、每日工作規畫、人生規畫、年度業務進度規畫……等等。

聚歛型事項:經過發想型工作後,常常伴隨收斂思考,將無邊無際的點子或內容,製作成能秀給客戶或廠商看的提案。例如:新車廣告提案、新產品上市提案、活動提案、尾牙節目提案……等等。

聯絡型事項:舉凡需要利用電話、訊息、mail和人聯絡的事項,都屬於這一類。

討論型事項:兩個人以上,關在同一個空間,大量溝通的場合,都屬於這類工作。例如:每週會議、臨時會議、私下討論、線上會議、外出會議、咖啡廳會議……等等。

雜事型事項:工作中總有許多非真正工作的瑣事要處理。例如:出差回來的發票需要上報、會計算錯薪資條、不同部門之間的工作進度回覆、請假單是否核准……等等。

以「雜事型事項」為例,如果我們上午拿著發票找會計,下午跑去隔壁部門問進度狀況,隔天上午又跑會計部確認薪資條,下午又衝總務室遞請假單。這麼做不僅會在「無感中」浪費許多寶貴時間,也會給人「他怎麼常常不在位置上」的壞印象。在工作中,很多事情往往牽一髮動全身,我們一舉一動的表現,不僅流入同事眼裡、主管腦中,更會影響老闆對我們的印象。

把相似的工作事項綁在一起做,不但能事半功倍,還可以製造出我們做事相當有條理的印象,而這一點正是主管與老闆最愛的員工特質。

凡事不要想到什麼就去做,而是集中並不需要緊急處理的類似事情,再一口氣漂亮完成。

有時候暫時放下某件工作,不是要拖延,而是打算一股作氣讓工作進度大大超前!

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