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進入【家庭親子】〈不再盲茫忙〉聰明整理 公私一把罩
圖／寶豆
文／和田茂夫
圖／寶豆
大家可能認為，整理東西和資料的意思，就是依照種類和性質來「分類」吧。我最初也這麼想。
因應資料和內容予以大小分類，量多放不進抽屜的，就擺在書架上。這是一般人認為的「整理」。可是這樣效果不如想像的好。
這麼做確實可以避免東西不見、資料找不到等狀況，可是倘若抽屜上層放辦公室用品，中層放筆記文具、膠水、剪刀……如此細分時，計算機和電子辭典就會被塞在最裡面。
整理過後，反倒比整理前更難使用，例如不常使用的筆和文具，反而被放在最前端。
同時，資料放不進抽屜，只好收到書架上。資料必須一一豎起，才便於拿取。比之前堆在桌上更不方便。
這至少說明，用一般認定的「分類」來整理，並不能提高效率，有時反而使效率變得更差。
＜Check Point1＞單純收納 不如考慮使用率
請先在腦子裡整理一下，看看你自己需要的，若依據種類和性質來整理是否恰當？商店若按照東西種類來排列，將便於客戶購買；研究機構則需要把資料依據不同性質做整理。
但我們是為了便於工作才來整理，與依照種類和分類別整理的目的不同。從提高工作效率這個角度來看，其中一個基準就是「使用頻率」。換句話說，與種類和分類無關，愈常使用的東西愈應該放在手邊，這點很重要。
提到整理，腦子裡首先會浮現書店或圖書館井然有序的陳列模樣，但那麼做不一定對你的工作有幫助。改變角度，用提高效率的角度來整理看看吧。
＊容易拿取，容易找到
為何收納，當然是為了工作。因此不論收得多好，倘使很難取出，或很難使用都不成。也就是說，重點在「如何使用」，不在「如何收納」。
當你想整理東西時，如不提醒自己這一點，恐結果會徒勞無功。
為了便於使用，首先要考慮的是「容易取得」。
當然，現實情況不容許你把所有東西和資料都放在容易取用的地方，勢必有些東西會比較難拿。
＊依「使用頻率」改變整理
依照這個邏輯來思考，你將會明白：不必平等對待所有東西和資料。考慮發揮工作效能，整理東西時「使用頻率」是一個基準。用下面的方針整理，比較便於使用。
經常使用的東西：放在容易取得的位置
偶爾使用的東西：放在容易找到的位置
很少使用的東西：方便收納即可，平常不必整理
以抽屜為例，常用的東西放在手邊，最好連閉著眼睛都可以拿到。偶爾使用的東西可以放在中央，要找的時候容易找到。
另一方面，很少使用的東西若放在抽屜深處，那些不容易拿到、也不容易找到的位置亦無妨。搞不好幾年才用一次，對你不會有什麼妨礙。
＜Check Point 2＞找出優先順序 很重要
不管怎樣有效的運用時間，工作還是永遠做不完，時間永遠不夠用。因此，找出工作的優先順序，是提高工作效率的法寶。把比較不重要的工作擺在後面，或者乾脆放棄，都是不得已的做法。
優先順序是依「重要度」與「緊急度」來判斷的。以下的順序為基本判斷：重要度高、緊急度也高的工作→重要度低、緊急度也低的工作
任何人都知道這個基本道理，問題是，我們通常會優先處理緊急度高的事。
例如，你的工作有這個月要做出促銷企畫，與今天要把商品樣本送給新客戶時，一般人會想：「促銷企畫明天再做也可以」，當然是把商品樣本送給新客戶，要優先處理。
結果每天都有類似的緊急案子發生，使得促銷企畫一拖再拖，到了月底才匆匆著手，不但完成度低，連自己都不滿意。
請牢記：工作的優先順序，是依「重要度」與「緊急度」兩大要素來判斷。
遇到緊急度高與重要度高的工作時，我們必須先處理重要度高的工作。
而且，執行緊急度低但是重要度高的工作，一旦有成效，這個結果就是你的績效。
＜作者簡介＞和田茂夫
1954年生於琦玉縣，畢業於明治大學文學系。在商業書籍的出版社擔任單行本的編輯，電腦雜誌的總編，現為自由撰稿者，雜誌書籍上經常刊登其文章。
專攻商務解說、電腦、網路的入門書，著有《只要三分鐘！聰明整理術》。
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